Jak už bylo řešeno výše, na tuto situaci neexistuje jednoduché řešení pro obě strany, vždy půjde o nějaký typ kompromisu. Buď se uživatelé budou muset něco nového "naučit" a nebo admini budou muset trošku povolit IT šrouby. U nás máme limit pro externí příjemce mailu nastaven na 30MB, interní 50MB a problémy nastávají jen výjimečně.
Ano, uživatelé hledali jednoduché řešení na výměnu dat s externími dodavateli (kde se jedná opravdu o velké soubory v řádu GB) a při použivání free verzí webových úložišt jsme narazili na problém s bezpečností dat. Ve výsledku jsme nastavili toto řešení:
- interní výměna dat probíhá přes sdílené disky na serveru. Každému uživateli se mapuje stejný síťový disk (alias Public) který slouží na výměnu nezařaditelných dat (fotky z akcí a podobně). Lze samozřejmě vytvořit sdílené disky pro jednotivé oddělění zvlášt (a nastavit správná oprávnění)
- výměna dat externě probíhá přes placenou verzi cloudového úložiště v business verzi (kdy se poskytoval zaručil za bezpečnost dat). Ať už jakkoliv můžeme pochybovat o bezpečnosti cloudových služeb, jedná se o lepší situaci než uživání free verzí. Pro uživatelé je to jednoduché na použití (má to málo tlačítek a ta jsou freekulín barevná). Navíc přesouváme částečně podporu na externího dodavatele (on provozuje službu a udržuje ji).
- pro soubory, které se často mění a zasílají, máme Sharepoint (ano, máme Mrkvosoftí řešení). V mailu pak uživatelé zasílají pouze odkazy a ne stejné soubory několikrát (určitou dobu trvalo, než si na to uživatelé zvykli).
Řešení je více, záleží jestli je priorita interní či externí výměna dat.
Zde je ale nutné zmínit několik zásadních věcí. Admini musí vyjít vstříc uživatelům a uživatelé adminům.
Nejdříve je nutné získat podporu vedení - zeptat se manažírků co je vlastně trápí a kde je zakopaný pes (v dost případech je výměna několika GB fotek pouze zástupný problém. Co když jim externí agentura připravuje marketingové video a manažer pouze potvrzuje správnost titulků?). Na základě jejich podkladů navrhnout a vytvořit řešení (čili být aktivní), které bude vyhovovat z hlediska IT (bezpečnost, jednoduchá správa, podpora různých platforem). Toto řešení pravděpodobně nebude zdarma, ale pokud bude jednoduché a podporovat to, co management chce, určitě na to nějakou korunu pustí. To lze také využít pro naše dobro - toto řešení existuje, ale za těchto podmínek. Pokud chcete - berte, pokud ne, nechte být.
Po tomto by měl následovt dalších krok - každý nově příchozí uživatel je seznámen se současnými standarty a je mu detailně vysvětleno, jak to funguje - eliminujeme tím budoucí problémy. Pokud s tím má problémy a nespokojí se s vysvětlením ze strany IT, je možné ho poslat za vedením s tím, at si vyjedná změnu (kde následně IT opět provede analýzu, navrhne případný nákup dalšího rozšíření za $$ a předá šéfům ke schválení). Ano, pro současné uživatele bylo těžší zkousnout změnu v jejich zaběhlých zvycích, ale zvykli si.
U menších firem to může být problém, ale často dochází k tomu, že management se zbavuje zodpovědnosti (nezajímá mě to, že to nejde, prostě to udělejte). Proč jim ji tedy nevrátit - chcete mít tuto funkctionalitu, jsme pro. Znamená to pro Vás ale toto - náklady na školení uživatelů, náklady na koupi SW (je-li potřeba), čas nutný ke správě nového SW/HW řešení; v případě řešení kdy je povolena jakákoliv velikost přílohy, musí počítat s náklady na podporu uživatelů (PST, OST), opravu profilů a podobně.
Pokud toto funguje, uživatelé neobchází firemní standarty (nepoužívají otevřené cloud úložiště, netahají si firmení data na osobní disky, atd) a IT má data pod kontrolou.