Pomoc sekretářkám - automatizované zpracování faktur

anonym

Sekretářka musí zpracovat řadu faktur, které dostane v tištěné podobě ve formátu A4. Faktury jsou různých typů, ale za každý typ jich je v měsíci hned několik. Např. jeden typ faktur vyžaduje:

- rozparsování (OCR)
- poslání emailu pro vyžádání cenové nabídky od jiné firmy (poslání emailu, klasika)
- manuální zadání hodnoty z emailu (vyskočí formulář čekající na vstup)
- převedení částky z EUR na CZK podle aktuálního kurzu z ČNB (volání webové služby)
- vytištění stránky s tím aktuálním kurzem aby se mohla přiložit k faktuře (tisk)
- zadání údajů do systému Pohoda (software umožňující nahrát klikání po obrazovce)

Chci udělat či sehnat framework, který umožňuje fakturu naskenovanou či vyfocenou jako JPG parsovat.


iq8

Re:Pomoc sekretářkám - automatizované zpracování faktur
« Odpověď #1 kdy: 31. 05. 2018, 09:29:41 »
Ahoj
No asi nejlevnější co na to jde použít na windows je Kofax Express.
Je tam možnost i dodělat si nějaké scripty. Tedy předpokládám, že sekretářka používá windows.

Jinak serverově se dá použít Koofax nebo IBM datacap. Ale to už je celkem pálka na licencích.

Ale možná někdo doporučí něco jiného.

Re:Pomoc sekretářkám - automatizované zpracování faktur
« Odpověď #2 kdy: 31. 05. 2018, 09:40:11 »

Re:Pomoc sekretářkám - automatizované zpracování faktur
« Odpověď #3 kdy: 31. 05. 2018, 09:59:53 »
O kus toho (rozparsovani) se snazi treba https://www.rossum.ai/ a ocividne to neni ukol, co se da udelat pres vikend...

(vidim, ze mne Filip predbehl)

anonym

Re:Pomoc sekretářkám - automatizované zpracování faktur
« Odpověď #4 kdy: 31. 05. 2018, 10:07:28 »
Rossum Elis

Máš s tím zkušenost? Pracuje se s tím dobře a umí to opravdu vyřešit všechny běžné záležitosti, které sekretíčka dělá? Pokud sekretářka stráví nějakým typem faktury 3h měsíčně, myslíš, že se to vyplatí implementovat?

Jinak když mi mamka říkala, jaké faktury zpracovává a jak toho má hodně, tak jsem valil oči, jakou hrůzu ty malé firmy mají. 80% jejich práce by mohly dělat počítače a inf. systém. Ty lidi a firmy mají postupy zaseklé tak v 90. letech, a to už tehda existovalo OCR. Jsou tak 25 let pozadu v tomhletom. Jenže my programátoři jsme pro ně asi prostě moc drazí, západ tlačí ceny nahoru.


anonym

Re:Pomoc sekretářkám - automatizované zpracování faktur
« Odpověď #5 kdy: 31. 05. 2018, 10:18:47 »
Co mě fascinuje je, jak si všechny faktury vedou v tištěné podobě a využívají českou poštu. Proboha proč si to neposílají elektronicky? Musí všechno pak přepisovat z papírů do PC, tak zase z PC do papírů. Teď ke všemu každý jejich zákazník má ty faktury udělané jinak.

Chtělo by to rozjet informační systém, který bude sloužit k zadávání faktur mezi firmami, které si ho zaplatí, tím vznikne unifikovaný interface pro jejich obchodní vztahy. Každá firma, která do něj vstoupí, z toho bude mít přirozeně velké výhody.

Re:Pomoc sekretářkám - automatizované zpracování faktur
« Odpověď #6 kdy: 31. 05. 2018, 10:32:31 »
Rossum Elis

Máš s tím zkušenost? Pracuje se s tím dobře a umí to opravdu vyřešit všechny běžné záležitosti, které sekretíčka dělá? Pokud sekretářka stráví nějakým typem faktury 3h měsíčně, myslíš, že se to vyplatí implementovat?

Jinak když mi mamka říkala, jaké faktury zpracovává a jak toho má hodně, tak jsem valil oči, jakou hrůzu ty malé firmy mají. 80% jejich práce by mohly dělat počítače a inf. systém. Ty lidi a firmy mají postupy zaseklé tak v 90. letech, a to už tehda existovalo OCR. Jsou tak 25 let pozadu v tomhletom. Jenže my programátoři jsme pro ně asi prostě moc drazí, západ tlačí ceny nahoru.
Zkušenost s tím nemám, je to veřejné asi tak měsíc. Řeší to jenom ten krok „parsování“ – ono nejde jen o OCR, protože každá faktura vypadá jinak.

Zároveň z těch vašich kroků je to „parsování“ a pak zadání do účetního software asi to jediné, co je typická činnost. Rozesílání e-mailů s poptávkou od jiných firem s fakturací nijak nesouvisí a je to asi pro vás specifické. Převod měn by měl řešit účetní program.

Nevím, zda má Pohoda nějaké API, každopádně napojení na Elis by primárně měli řešit autoři těch účetních programů. Ale třeba FlexiBee má API, takže se dá předpokládat, že i pokud by to neudělali oni, udělá to někdo třetí.

tt

Re:Pomoc sekretářkám - automatizované zpracování faktur
« Odpověď #7 kdy: 31. 05. 2018, 10:32:44 »
ZAS STE UPLNE MIMO:
1. vsechny faktury se musi ukladat na zaklade zakonu o uchovani udaju - minimalne 24 mesico, nekdo klidne i 6 let - musi se ukladat fyzicky, digitalni kopie musi byt tym padem hodne bezpecna (a paskovou zalohovaci metodu asi nemaj tyhle spolecnosti)
2. posta - jestli pouziji ceskou postu nebo dhl to je na nich, je to oficialni cesta kdy delaj svoji praci a taky zajisti ze se posta skutecne dostala - zadne vyhovorky ze sme nedostali faktury....
3. vy ocekavate ze kazdej se zapoji do jejich systemu, kdyz kazda firma vlastni bude mit vlastni system? Ja jako zakaznik chci jednoduche a funckne reseni a ne komplikace.

Takze: Zapomente na volno-myslenkarstvi, delejte aby to bylo jednoduche a fungovalo, a ridte se vseobecnima pravidlami. Tyhle "ja jsem mistr" lidi nikdy nic nedokazou, pokud nezacnou uznavat vseobecne platne pravidla... Pokud je akceptovat nechcete - chodte zit do lesu)) Tam vam nikdo nic nakazovat nebude.
Takze: urenici delaj co je plne normalni a schvaleno, skuste to taky)

Co mě fascinuje je, jak si všechny faktury vedou v tištěné podobě a využívají českou poštu. Proboha proč si to neposílají elektronicky? Musí všechno pak přepisovat z papírů do PC, tak zase z PC do papírů. Teď ke všemu každý jejich zákazník má ty faktury udělané jinak.

Chtělo by to rozjet informační systém, který bude sloužit k zadávání faktur mezi firmami, které si ho zaplatí, tím vznikne unifikovaný interface pro jejich obchodní vztahy. Každá firma, která do něj vstoupí, z toho bude mít přirozeně velké výhody.

Michal Kovacic

Re:Pomoc sekretářkám - automatizované zpracování faktur
« Odpověď #8 kdy: 31. 05. 2018, 10:48:14 »
Hmmm...

Elektronickych systemu vymeny inormaci existuje a funguje nekolik, akorat investice do implementace se male firme nikdy nevrati.

Dokonce existuje v Praze Vrsovicich myslim firma, co se specializuje na konverzi papirovych faktur do elektronicke podoby - rikaji tomu AI - nedavno byl na Jobs.cz inzerat na CTO.

A jak bylo napsano vyse - papir a posta se necha jenom velice tezce nahradit.

Re:Pomoc sekretářkám - automatizované zpracování faktur
« Odpověď #9 kdy: 31. 05. 2018, 10:57:14 »
Chtělo by to rozjet informační systém, který bude sloužit k zadávání faktur mezi firmami, které si ho zaplatí, tím vznikne unifikovaný interface pro jejich obchodní vztahy. Každá firma, která do něj vstoupí, z toho bude mít přirozeně velké výhody.

Jo jasne a EDI ti neexistuje?

Re:Pomoc sekretářkám - automatizované zpracování faktur
« Odpověď #10 kdy: 31. 05. 2018, 11:40:14 »
Co mě fascinuje je, jak si všechny faktury vedou v tištěné podobě a využívají českou poštu. Proboha proč si to neposílají elektronicky? Musí všechno pak přepisovat z papírů do PC, tak zase z PC do papírů. Teď ke všemu každý jejich zákazník má ty faktury udělané jinak.

Chtělo by to rozjet informační systém, který bude sloužit k zadávání faktur mezi firmami, které si ho zaplatí, tím vznikne unifikovaný interface pro jejich obchodní vztahy. Každá firma, která do něj vstoupí, z toho bude mít přirozeně velké výhody.

Jedna věc je, že ve kšeftě je čím dál běžnější, posílat faktury v PDFkách bez doprovodu papírovou kopií. Faktura je nakonec jenom "výzva k úhradě" (ano a daňový doklad) - tzn. nic co by bylo třeba předávat proti podpisu z ruky do ruky. Pokud příjemce fakturu neobdrží, on se odesilatel ještě rád znovu ozve. Přesněji pokud příjemce potřebuje zboží dál prodat, má ve firmě pořádek (ISO, informační systém) a dostane zboží bez faktury, tak se obvykle rád a důrazně přihlásí odesilateli s požadavkem "kde je faktura" :-)

Bohužel prosté "poslání PDF mailem" snad trochu ušetří naše lesy, ale nezbaví to lidi v kanclu nebo ve skladu ruční práce s přepisováním cen do "svého systému".

Pro skutečnou automatizaci oběhu standardních "obchodních dokumentů" (hlavně objednávka/faktra) už aspoň dvacet let existuje EDI. Bohužel je to spíš obecná kategorie datových formátů, API a organizačních uspořádání, než nějaký jednotný standard. Nějaké skutečné standardy v rámci EDI samozřejmě dávno existují. A různé "podnikové informační systémy" = klasické ERP a menší "alternativní taky ERP" až po "účta" je nejspíš i podporují, minimálně pomocí optional modulů. Ale že bych toto viděl někdy nasazeno v praxi... neviděl. Možná proto, že dělám v malé firmě. Dodavatelů mraky a objem objednávek od jednotlivého dodavatele není velký. Ještě daleko víc nadrobené je to vůči zákazníkům. Nepátral jsem jestli třeba Cybersoft má tuhle možnost v i6 (třeba i nějak proprietárně), když dokáže mezi firmami které jedou na i6 navzájem kopírovat aktuální ceníky.

Když si vezmu naše relativně velké dodavatele a zákazníky, a jak by se asi proti nim provozovalo EDI, vidím třeba problém i v různých "specialitách", které různé firmy mají ve svých objednávkách (a snaží se nás přimět, abychom je zrcadlili, což někdy jde a jindy ne) tzn. datový model různých ERP systémů se navzájem liší a pak jsou ještě zakázkově customizované... Třeba jenom jednopatrový model "položky per objednávka", vs. vícepatrové systémy s "konfigurovatelnými sestavami pod jednou položkou per objednávka" (SAP) apod. Schopná pečlivá sekretářka se v tom po nastavení nějakých organizačních pravidel vyzná, ale automat... no nevím.

Ondro

Re:Pomoc sekretářkám - automatizované zpracování faktur
« Odpověď #11 kdy: 31. 05. 2018, 13:01:23 »
EDI uz existuje nejaky cas a poslednych par rokov sa jeho pouzivanie u nas rozbehlo. Co som videl EDI systemy od par firiem tak ma ale nenadchli. Obchodaci  to ospevovali, sef to ospevoval ale implementovat to zakaznikom je a bolo peklo. Pre male firmy v takejto forme nepouzitlene/nerentabilne.
Koncept EDI ako taky je dobry ale ako sa ho chopili firmy prevadzkujuce EDI systemy ma velke rezervy. Najospevovanejsia vec EDI systemu bola spolahlivost a sledovatelnost. V reale nieje o nic lepsia ako nas custom system fungujuci na jednoduchych principoch. Skor sa zhorsila.
Preco? Lebo najvecsi problem su koncove body (odberatel a dodavatel) a ak tie nefunguju dobre, tak ani EDI ani nic ine tomu nepomoze, skor naopak. EDI je dalsi clanok do retazca.
Riesenie problemov/nezrovnalosti sa po zavedeni EDI zhorsilo/skomplikovalo. Nezazil som ani jedneho obch. partnera nasich zakaznikov, kde by to naozaj dobre fungovalo a EDI tie problemy este zhorsilo. Najvecsim problemom pri implementacii su rozne postupy(pouzivanie roznych inf. systemov) roznych firiem a potreba to nejako zladit. Nezazil som dvoch rovnakych. Cim viacej roznych dokladov sa riesi v ramci EDI, tym horsie. Ide to urobit tak aby to bol naozaj velky prinos ale to som zatial nezazil.
Papierova faktura je jednoducha a funkcna vec, ktoru nic neprekona.

milujilinux

Re:Pomoc sekretářkám - automatizované zpracování faktur
« Odpověď #12 kdy: 31. 05. 2018, 15:37:33 »
EDI je moloch a jeho nasazení v malých firmách  a u všech jejich partnerů je naprostá utopie někoho kdo neudrží moč. Nehledě na to, že DI jako takové neni zdaleka bezúdržbová věc a když zaplatíš pár hodin nějakému "IT odborníkovu" co to restartuej a hledá chyby tak se skoro vyplatí vzít na zakládání faktur nějakou studentku na půl úvazku.

kkt1

  • *****
  • 796
    • Zobrazit profil
Re:Pomoc sekretářkám - automatizované zpracování faktur
« Odpověď #13 kdy: 31. 05. 2018, 15:49:42 »
EDI je moloch a jeho nasazení v malých firmách  a u všech jejich partnerů je naprostá utopie někoho kdo neudrží moč. Nehledě na to, že DI jako takové neni zdaleka bezúdržbová věc a když zaplatíš pár hodin nějakému "IT odborníkovu" co to restartuej a hledá chyby tak se skoro vyplatí vzít na zakládání faktur nějakou studentku na půl úvazku.
Presne tak, dokud bude pracovni sila levna, do te doby nejake EDI nebude fungovat v malych ani ve stredne velkych firmach.

Lojza

  • *****
  • 672
    • Zobrazit profil
    • E-mail
Re:Pomoc sekretářkám - automatizované zpracování faktur
« Odpověď #14 kdy: 31. 05. 2018, 16:14:56 »
nejjednodussi, nejbezpecnejsi a nejlevnejsi framework je zrucna lidska pracovni sila ktera nedela chyby a pouziva abbyy fine reader a jen klika