Záznam o přečtení e-mailu

Hana Ostrá

Záznam o přečtení e-mailu
« kdy: 17. 12. 2012, 14:20:11 »
Dobrý den,
ráda bych zdejší odborníky požádala o radu/návrh řešení. Ve firmě používáme společný e-mail přes protokol IMAP, e-mailový klient Thunderbird. K e-mailu májí přístup 2-3 pracovníci (např. 3 pracovnící na objednávky, 2 na reklamace...). Občas se stane, že si někdo přečte e-mail, nereaguje a na tento e-mail se poté "zapomene". Máte nějaké osvědčené řešení jak toto řešít? Na stanicích máme jak Windows, tak Linux. Přinejmenším bychom uvítali nějakým záznam o tom, které osoba (resp. který počítač) e-mail přečetl, abychom vyvodili osobní zodpovědnost.

Děkuji za odpovědi a nápady.

Hanka



smoofy

  • *****
  • 1 056
    • Zobrazit profil
    • E-mail
Re:Záznam o přečtení e-mailu
« Odpověď #1 kdy: 17. 12. 2012, 14:30:00 »
A co treba emaily po zodpovezeni presunout do jine slozky? V prichozi zustane tedy jen posta na kterou nebylo odpovezeno at uz v prectenem ci neprectenem stavu.

Re:Záznam o přečtení e-mailu
« Odpověď #2 kdy: 17. 12. 2012, 14:51:14 »
Doporučoval bych nasadit namísto schránky nějaký software na správu požadavků, například:
Request Tracker - systém pro sledování požadavků

adam

Re:Záznam o přečtení e-mailu
« Odpověď #3 kdy: 17. 12. 2012, 14:51:48 »
Taky bych se přimluvil za "administrativní řešení".
Prostě: kdo zprávu chce, nejdřív si ji sápne do své složky. Co zůstalo v doručené poště, je zatím nevyřízené...
Nevýhodou je, že se může přihodit situace, kdy více lidí odpoví na stejný e-mail (v nejhorším případě různě) - což lze ovšem korigovat kontrolou složky s odeslanou poštou.
Technické řešení na úrovni IMAP, obávám se, neexistuje. (Nechete-li překopávat mailserver.)

smoofy

  • *****
  • 1 056
    • Zobrazit profil
    • E-mail
Re:Záznam o přečtení e-mailu
« Odpověď #4 kdy: 17. 12. 2012, 15:03:21 »
Urcite by pomohlo treba i nastavit na vsech klientech periodu automatickeho oznaceni zpravy jako prectene na vyssi hodnotu, a uzivatele co budou realne s mailem pracovat toto zmeni rucne. Dokud tedy nekdo manualne nezmeni stav u zpravy, bude tato povazovana za neprectenou, i kdyz realne klidne byt prectena mohla, nikdo na ni ovsem nepracuje. Jakmile se na tuto relne odpovi, pracovnik ji umisti do slozky ANSWERED nebo neco.


Hana Ostrá

Re:Záznam o přečtení e-mailu
« Odpověď #5 kdy: 17. 12. 2012, 15:08:32 »
Panové děkuji za bleskové odpovědi.

Prosté přesunutí do složky Vyřízeno se mi libí a přiznám se, že mě tak jednoduché řešení nenapadlo (pravděpodobně proto, že nýní emaily třídíme podle dodavatelů).

Na ten Trancker systém se učitě podívám také, jen se bojím abychom nešli s kanónem na vrabce :).

Díky. Hanka.


Re:Záznam o přečtení e-mailu
« Odpověď #6 kdy: 17. 12. 2012, 18:02:46 »
Řídit dobře firemní komunikaci je jeden ze základních úkolů managementu i té nejmenší firmy.

Málo firem má dobře řízenou komunikaci a možností je spousta.

Pokud by Vás zajímalo, jak zlepšit firemní komunikaci, nebo nějaké další klíčové oblasti firmy, můžeme se sejít a o věci si popovídat.

JardaP .

  • *****
  • 11 064
    • Zobrazit profil
    • E-mail
Re:Záznam o přečtení e-mailu
« Odpověď #7 kdy: 17. 12. 2012, 19:45:02 »
...můžeme se sejít a o věci si popovídat.

Vy jste nekde vygoogloval fotku?

Re:Záznam o přečtení e-mailu
« Odpověď #8 kdy: 29. 12. 2012, 10:45:10 »
Kromě přesouvání pošty do složek, což je výborné řešení, tak při odpovědí je vhodné odpovídat v kopii ( třeba skryté ) i do buď do tohoto emailu, nebo ostatním pracovníkům.

Osobně jsme už univerzální email s imapem zrušili a používáme aliasy. Např. na info@... se email doručí 5 lidem. Ten, kdo jej vyřeší pošle  odpověď klientovi a do kopie opět na info@.... ( stačí dát odpovědět všem ) - tímto jsou všichni ostatní informování, že to je vyřešeno, kdo to řeší, jak to řeší.
Navíc nyní může ( ale nemusí ) být email poslán z osobního emailu - klient již pak komunikuje s konkrétní osobou a ne přes nějaký univerzální email a to je mnohem osobnější. Ale nemusí ( v poštovním klientovi může být nastavena odpověď opět přes info@... ).

Pro přehlednost tohoto řešení používáme imap účty a v poštovních klientech zobrazení konverzací.

Re:Záznam o přečtení e-mailu
« Odpověď #9 kdy: 29. 12. 2012, 10:54:44 »
Ve firmě si ty emaily štítkujeme. Pokud ten email řešíš, dáš tam svůj štítek a hotovo.

Re:Záznam o přečtení e-mailu
« Odpověď #10 kdy: 29. 12. 2012, 14:58:12 »
Ve firmě si ty emaily štítkujeme. Pokud ten email řešíš, dáš tam svůj štítek a hotovo.
Toto sa mi zda ako skoro najlepsie riesenie - a videl som to vo viacerych firmach. Naviac stitky nemusia byt len "riesi to ten" a podobne, ale aj "vybavene", "preposlane na riesenie inemu", "caka sa na viac informacii", ... To dost pomaha aj proti zabudnutiu niekoho, komu sa to preposle.