...
To, co hledáte je Feasibility study (studie proveditelnosti). V ní musí odborná firma zpracovat Vaše business požadavky (požadavky od jednotlivých oddělení) do nějakého celku, popsat klíčové funkční a mimofunkční požadavky. Bude záležet na připravenosti Vaší firmy, jestli taková studie už může suplovat aspoň část zadávací dokumentace.
Zadávací dokumentace pak vychází z této studie. Definuje požadavky na prostředí (např. implementace do současné infrastruktury), může, ale nemusí obsahovat požadvky na architekturu řešení. To si musíte dobře rozmyslet, protože u zadavatele (ve Vaší firmě) budou jednotlivá oddělení dávat své požadavky odlišně. Některá oddělení popíší řešení už hotovou (požadovanou) architekturou (procesy, výstupy, ...), jiná oddělení popíší jen požadované funkčnosti. Oba postupy jsou možné, ale jsou neslučitelné dohromady. Z toho pak vzniká nejvíc realizačních a kompetenčních sporů.
Výsledkem má být zadávací dokumentace, na kterou může předložit svoji nabídku více soutěžitelů. Pokud zadání bude příliš rigidní, omezíte počet soutěžitelů a možná se připravíte o dobré návrhy řešení. Pokud bude zadání příliš volné, můžete dostat systém, který nebude ve výsledku naplňovat očekávání.
Dodavatel by se měl vybírat i podle zkušeností s oborem a definovat obor očekávatelných (nepsaných) vlastností. V případě sporů s dodavatelem pak taháte za kratší konec provazu. Cokoliv, co jste zapomněli vyspecifikovat, může stát obrovské částky - někdy oprávněně, někdy jako reakce na vyhrocené vztahy.
Je o tom spousta literatury, a dva zákazníci a dva dodavatelé nejsou nikdy stejní.