Jak zálohovat mailboxy, ale zachovat přístup přes klienty?

[rabbitko]

Ahojte, skusim si sem ist po radu. Mame par 10tok mailboxov na beznom zdielanom hostingu, ktoreho kapacita uz nestaci. Hladame teda dlhodobo funkcny a efektivny sposob zalohovania tak, aby zalohovane emaily boli viac menej vzdy jednoducho pristupne zo vsetkych emailovych klientov (prevazne MS Outlook), s tym, ze pokial mozno, nebude potrebna nejaka pravidelna manualna aktivita na strane klientov.

Moj navrh: Umiestnit 2 HW servery k nam, na oboch prevadzkovat imap server, do dns by sme pridali zaznam na tieto servery, oba tieto servery prostrednictvom imapsync synchronizovat s hostingom povedzme 1x za 24 hodin.

Na strane klientov by boli nakonfigurovane 3 ucty:
1. hosting - ktory by sa staral o odosielanie a prijem najnovsej, este nesynchronizovanej posty
2. Nas backup imap server by klientom spristupnoval zalohovanu postu
3. Druhy backup server pre pripad vypadku prveho

Je podla Vas toto riesenie realne? Stale mam pocit, ze nejako uplne jednoducho sa da zariadit, aby na klientoch, boli nakonfigurovane len 2 ucty bez toho, aby sme prisli o funkciu druheho backup servera.
Vdaka za rady.

[Reklama]

[vfko]

Mame par 10tok mailboxov na beznom zdielanom hostingu, ktoreho kapacita uz nestaci.

Znamená to, že vám dochází místo a potřebujete ho uvolnit? Dala by se v Outlooku nastavit automatická archivace a archiv uložit na nějaké úložiště, např. OneDrive. Ten by ale nebyl přístupný např. z mobilu.

Hladame teda dlhodobo funkcny a efektivny sposob zalohovania tak, aby zalohovane emaily boli viac menej vzdy jednoducho pristupne zo vsetkych emailovych klientov (prevazne MS Outlook), s tym, ze pokial mozno, nebude potrebna nejaka pravidelna manualna aktivita na strane klientov.

Je varianta na jednom z těch serverů vytvořit emailový server, dobrý zkušenosti mám s Mailcow (open-source, instalace je celkem jednoduchá, pokud umíte s Linuxem a Dockerem, postup je v dokumentaci). Pak vytvořit novou emailovou doménu, např. @domena-zaloha.cz a na každou emailovou schránku vytvořit synchronizační úlohu. Bude si to neustále stahovat obsah z oficiální emailové schránky do zálohové. Vše se dělá v grafickém rozhraní a je to celkem jednoduché.
Pokud by ale emaily měly být dostupný i veřejně (v Outlooku), bude potřeba doménu zaregistrovat a nastavit DNS záznamy.

Ideálně na fyzický server nainstalovat Proxmox (nebo cokoliv) a udělat to ve virtuálním serveru. Podstatně lépe se to bude celé zálohovat, případně přenášet na jiný server. Další varianta je si pronajmout VPS, tím opadne starost o železo.

[jjrsk]

...

Ehm ... syncovanim dosahnes toho, ze budes mit vsude vsechno, to asi neni to co resis ze?

Dal rovnou zapomen na to, ze ti jakejkoli beznej user bude menezovat 2+ ruzny ucty a resit, co kde jak muze nebo nemuze delat, pripadne kde ma zrovna mail kterej hleda.

Zdaleka nejjednodussi varianta je ... pridat prostor. Nebo to presunout na vlastni HW s dostatkem prostoru, ale zapomen na silenosti typu 2+ ruzny mailboxy, to nefunguje nikdy a nikde.

Outlooku nastavit automatická archivace a archiv uložit na nějaké úložiště, např. OneDrive.

Nastavovat si muzes co chces, ale fungovat to nebude, nefunguje to uz 10+let. Naposled to pokud si pamatuju jakoz takoz fungovalo v nejaky express variante. Navic sme opet u toho, ze to znamena, ze ten user musi mit pripojeny pst s archivem. Ten archiv pak musis nejak zalohovat. Pst je sam o sobe silenej format, kterej se nekde u 20GB podela (pripadne se z toho podela utlouk) tudiz takovych archivu bude mit uzivatel casem X ruznych.

Apropos, samozrejme ze pokud chces cokoli co se ty automaticky archivace z utlouka nastavovat, aby sis otestoval jak to nefunguje, tak to neudelas nijak centralne, musis pekne obeji kazdeho jednoho usera a nastavit to pod nim.

a na každou emailovou schránku vytvořit synchronizační úlohu.

Tohle bych chtel videt jak bys delal bez toho, abys mel nekde ulozena hesla vsech useru, coz vubec mit nesmis.

[redustin]

"nestačí kapacita" - výkonová nebo úložný prostor? Obojí jde přece zvýšit, ne?

[rabbitko]

Dovod zalohy je, ze nestaci kapacita a u externych providerov sa neda nic zvysovat donekonecna s ohladom na financnu rentabilitu.

Ako tu uz bolo spomenute, automaticka archivacia v Outlooku proste dlhodobo nefunguje a uz vobec nefunguje (v podstate ani podla MS nema fungovat) pristupovanie k remote pst priamo z Outlooku.

"syncovanim dosahnes toho, ze budes mit vsude vsechno, to asi neni to co resis ze?"
No ja si myslim (ak v tom vidite problem, napiste prosim aky), ze je to viac menej co chceme. Proste, aby bola vsetka posta na oboch backup serveroch s vynimkov hostingu, na nom bude len posta, ktora sa este nestihla dostat na backup servery

rovnou zapomen na to, ze ti jakejkoli beznej user bude menezovat 2+ ruzny ucty
Uplne suhlasim a vobec sa nespolieham na userov (o tom je predsa prvy post). V Outlooku by sme konta userom nastavili my tak, ze default konto by bolo to hostingove a to dalsie by sme pridali tieu.
Vo vysledku by teda kazdy user videl v hlavnom okne priecinky oboch mailboxov automaticky, teda jedina aktivita user by spocivala v tom, ze ked bude chciet vidiet postu starsiu ako 24h, jednym kliknutim prejde na jeho "archivny" mailbox. Ak v tom vidite problem, prosim napiste v com by bol.

"Zdaleka nejjednodussi varianta je ... pridat prostor. Nebo to presunout na vlastni HW s dostatkem prostoru"
Zase musim suhlasit, otazka je ako to spravit, tak, aby pre userov bola vsetka posta v Outlooku? Uplne odstrihnutie sa od hostingu a pouzivat vylucne nase servery neprichadza do uvahy pretoze nemame k dispozicii dalsi priestor s osobitnym pripojenim a napajanim, ,takze v pripade vypadku pridu alebo netu by sme boli v... Mimo...

[Reklama]

[rabbitko]

Je varianta na jednom z těch serverů vytvořit emailový server...

to v pincipe vnimam ako velmi podobne riesenie tomu nasmu s jednym (asi teda podstatnym) rozdielom a to, ze by archivne mailboxy boli ine / na inej domene. Preco by to malo s inou domenou fungovat a pod tou istou nie? ved napr. v imapsync sa urcuje prostrednictvom imap adries zdrojovy a cielovy server a tu adresu by mal kazdy server samozrejme svoju vlastnu v dns, takze preco by malo dojst k nejakemu problemu?

[rabbitko]

EDIT: OPRAVA TEXTU:
 
Dovod zalohy je, ze nestaci kapacita a u externych providerov sa neda nic zvysovat donekonecna s ohladom na financnu rentabilitu.

Ako tu uz bolo spomenute, automaticka archivacia v Outlooku proste dlhodobo nefunguje a uz vobec nefunguje (v podstate ani podla MS nema fungovat) pristupovanie k remote pst priamo z Outlooku.

"syncovanim dosahnes toho, ze budes mit vsude vsechno, to asi neni to co resis ze?"
No ja si myslim, ze je to, to co chceme - ak v tom vidite problem, napiste prosim aky. . Proste, aby bola vsetka posta na oboch backup serveroch s vynimkou hostingu, na nom bude len posta, ktora sa este nestihla dostat na backup servery

rovnou zapomen na to, ze ti jakejkoli beznej user bude menezovat 2+ ruzny ucty
Uplne suhlasim a vobec sa nespolieham na userov (o tom je predsa prvy post). V Outlooku by sme konta userom nastavili my tak, ze default konto by bolo to hostingove a to dalsie by sme pridali tiez.
Vo vysledku by teda kazdy user videl v hlavnom okne priecinky oboch mailboxov automaticky, teda jedina aktivita user by spocivala v tom, ze ked bude chciet vidiet postu starsiu ako 24h, jednym kliknutim prejde na jeho "archivny" mailbox. Ak v tom vidite problem, prosim napiste v com by bol.

"Zdaleka nejjednodussi varianta je ... pridat prostor. Nebo to presunout na vlastni HW s dostatkem prostoru"
Zase musim suhlasit, otazka je ako to spravit, tak, aby pre userov bola vsetka posta v Outlooku? Uplne odstrihnutie sa od hostingu a pouzivat vylucne nase servery neprichadza do uvahy pretoze nemame k dispozicii dalsi priestor s osobitnym pripojenim a napajanim, ,takze v pripade vypadku prudu alebo netu by sme boli v... Mimo...

[MalyTomi]

Asi najjednoduchsie by bolo mat u seba mailserver a nepouzivat ten hostingovy. A vsetko ohladom emailov si spravovat u seba.
Taketo vselijake synchronizacie, to su zas len zdroje moznych problemov.

[František Ryšánek]

Asi najjednoduchsie by bolo mat u seba mailserver a nepouzivat ten hostingovy. A vsetko ohladom emailov si spravovat u seba.
Taketo vselijake synchronizacie, to su zas len zdroje moznych problemov.

Zprávy uložené v "maildiru" (např. Cyrus) = jako jednotlivé soubory, lze zálohovat po síti na další stroj mnoha způsoby. Klidně za jízdy po souborech přes rsync, nebo třeba borgem včetně deduplikace...

[Zopper]

Sice chápu, čeho se snažíš dosáhnout, ale je vážně 11€ za uživatele měsíčně za 2TB místa per uživatel od Google (nebo podobná cena u MS) pro firmu tak drahé, že raději budete riskovat nějaké domácí rovnáky na ohýbáky? Nebo přibývají gigabajty mailů za den do každé schránky?

Jak se bude Outlook vlastně chovat, když uživatel zkusí odpovědět na email v tom archivním účtu, nebude chtít někde cpát tu archivní adresu do odchozího emailu? Jak snadné bude pro uživatele si to rozhodit a pak volat tobě? Ze zkušenosti se supportem uvnitř firmy, i to, co popisuješ, bude pro některé z nich velmi těžce pochopitelný princip. Asi to půjde ošéfovat, ale bál bych se, že tam bude hromada různých bolestí navíc, které se budou průběžně objevovat, maily, které uživatelé budou hledat jinde... A tyhlety člověkohodiny se sčítají.

[honzako]

Pro:zopper
11eur za uživatele a měsíc není hodně.
Hodně eur je ale 11eur x 60 uživatelů x 12 měsíců x kurz = 198000 Kč, a každý rok.

Podobnou ošemetnou situaci řeším s O365

[Zopper]

To jo. Ale taky to není ani minimální mzda pro jednoho člověka. Kolik času navíc stráví těch 60 uživatelů za měsíc navíc prolézáním rovnáků a ohejbáků, neudělá to třeba v souhrnu 1 pracovní úvazek, a tedy násobně vyšší náklady, které jen nejsou tak pěkně vidět?

A vím, že tohle je takové rootovské papírové počítání. (Proto sem všichni chodíme, ne?  ) Jen se snažím poukázat na to, že zatímco ve volném čase si o hodnotě každé minuty rozhoduje člověk sám a je to dost fuzzy, v práci je každá minuta přesně oceněná a dá se to nějak přepočítat.

[Vladislav Kurz]

Prostě si pořiďte vlastní mail server. Pokud není vhodné ho mít v kanclu (slabá přípojka) tak na serverhosting/serverhousing. Uživatelé budou mít jeden účet, kapacita podle toho jaké disky tam dáte. A zálohovat pak celý server tak jako jakýkoliv jiný.

[rabbitko]

Jak se bude Outlook vlastně chovat, když uživatel zkusí odpovědět na email v tom archivním účtu, nebude chtít někde cpát tu archivní adresu do odchozího emailu?

No, povodne som nepocital s tym, ze budem musiet mat nejake samostatne archivne ucty / schranky, ten navrh som dostal  az tu na fore, ale doteraz mi nikto neodpovedal preco by som k tomu mal potrebovat samostatnu archivnu domenu a na nej samostatne archivne  mailboxy. Preco by to nemalo fungovat len s originalnymi mailboxami s tym, ze na ucely synchronizacie na odlisenie nasho imap serveru od hostingu pouzijeme / pridame dns zazznam do domeny, takze kazdy imap server by mal vlastny (samostatny) dns zaznam = adresu a tym padom nevidim dovod, aby doslo k nejakemu konfliktu.

[Zopper]

No, zkus to. Zrovna tohle se dá vyzkoušet v podstatě za dopoledne. Udělej si freemail a rozjeď izolovaný mailserver, do kterého zkopíruješ data z toho freemailu, a nacpeš to do outlooku. Možná to fakt bude jen takhle triviální a pojede to.