Jak řešíte emaily pro lidi ve firmách?

[Kitter]

Zdravím všechny, řeším už dlouho problém s místem v emailových schránkách na firemní doméně. Říkám tedy lidem, aby si je promazávali, ale sám vím, že je super mít historii emailů - co se kdy řešilo, co se posílalo a tak.
U mě se jedná konkrétně o Wedos, kdy se 12 lidí přetahuje o 10GB úložného prostoru pro poštu (kvóta u nich není per schránka, ale pro celou doménu), nicméně bych chtěl dotaz ladit spíše obecně.

Chtěl bych se tedy od někoho z vás inspirovat, jakým způsobem "směřujete" své uživatele.

Mám tu tedy princip člověka, který pracuje jen ve firmě, má Outlook na firemním počítači a nemá tendenci si pravidelně chodit odjinuď do emailu - ten má nastavený Outlook na POP3 s odmazáváním emailů ze serveru po 30 dní. Naprosto ideální případ :-)

Ale pak tu mám princip člověka, který pracuje ve firmě a chce pracovat i jinde - má Outlook na firemním počítači a zároveň notebook/mobil, zkrátka více než jedno zařízení. Jeho požadavky vedou k protokolu IMAP a zde je problém.

Máte někdo nějaký dobrý princip, jak zabránit přeplnení jeho schránky? Radím vytvoření v Outlooku lokální složky s "archivem" za rok 2024, 2023, atd. ale uživatelé mají problém sami (nechce se, bojí se, neví se přesně jak) jednou za rok seřadit email podle datumu a odhodit si 2024 do lokální složky.

Nevylučuji, že jediným východiskem bude šermování hostingovými providery, kdo z nich bude mít největší (nebo neomezený) prostor pro emaily...
Díky za inspirativní tipy.

[Reklama]

[Zopper]

Diskový prostor je levný a 12 lidí na 10 GB je dost málo místa. Takže sice můžeš nastavit nějaká drakonická opatření a nutit lidi to mazat, ale 1) až někdo bude potřebovat smazaný email, ukáže prstem na tebe a 2) určitě někoho napadne si ty maily začít přeposílat na nějaký freemail, kde bude mít 15 GB jen sám pro sebe.

Ještě bys mohl řešit archivaci po vlastí ose, ať už jako read-only schránku, nebo nějaký webový archiv,synchronizovat
 jednou denně/týdne, best-effort stylem, a mailové schránky každý měsíc promazat. Ale asi s tím bude víc starostí, než prostě přikoupit prostor pro emaily.

[NANOOK]

Souhlas se Zopper, řešíme to zvětšováním diskového prostoru. Emaily jsou pro chod firmy zásadní, ukládání archivů nebo záloh na klientské stanice je nespolehlivé (zařízení "umírají") a nebezpečné (zařízení se občas ztrácejí). Takže momentálně nám 60 mailboxů zabírá 700GB (+ nějaké ty stovky GB na archivy a zálohy), takže máme průměrně na jeden mailbox víc než vy na všechny dohromady.

Já bych dnes mailing na hostingu už vůbec neprovozoval - hlavně z důvodu spolehlivosti doručování a na vašem místě šel do outsourcingu, klidně seznam profi.

[to_je_jedno]

Ve firmach to resim nasazenim Google. Pokud si na to zamestnanec nevydela tak je neco spatne. Pachtit se s cimkoliv jinym je ztrata zdroju.

Microsoft apod povazuju za stejny typ sluzby a ne za to pachteni.

[punjab]

Wedos má mailhosting kde lze navyšovat prostor až do 505GB.

[Reklama]

[Pavel...]

ehm.... pokial neriesite, ze Outlook pre uzivatela ma limit 50G, mate vo firme male mailboxy

toto je vecna tema, osobne si myslim, ze zbytocne obmedzovat uzivatelov v case lacnych diskov je nestastny napad.

[jjrsk]

... 12 lidí přetahuje o 10GB...

Hele 10GB je hromada mista pro 12 ITku ... ale ne pro 12 opic.

Kdyz se mrknu na velikost svych(tim myslim svoji malickost) mailboxu u zakazniku, tak nekde mezi 200-500MB ...

Ovsem bezna velikost pro opici je 20GB. Pro jednu. Vetsina se do toho vejde nez je vyikopnou a kdyz ne, tak se jim tam neco smazne zvenku. Opice totiz maji ve zvyku mailama posilat obrazky a rady by i videa, kdybych jim je rovnou nemazal. Obrazky se samozrejme snazi posilat tak jak je vybleje jejich foun, tudiz rozpatlanych 30MB/ks.

Mam teda i jednu veleopici ... tak je schopna se snazit posilat 500MB bily plochy. Jo a rika si graficka ...

Bud si zaplatis dostatecnou kapacitu aspon tak 200GB nebo si na to poridis vlastni.

...Outlook na POP3 s odmazáváním emailů ze serveru po 30 dní...

Takze starsi maily proste nemas. Jak tu zaznelo jen otazka casu kdy ta stanice pojde.

Ovsem muzes k tomu pristoupit i tak, ze maily starsi 30dnu proste smaznes vsem.

[Kit]

Ve firmach to resim nasazenim Google. Pokud si na to zamestnanec nevydela tak je neco spatne. Pachtit se s cimkoliv jinym je ztrata zdroju.

Microsoft apod povazuju za stejny typ sluzby a ne za to pachteni.

Přikláním se k tomuto řešení. Ve firmách, kde to bylo zavedeno, byly maily bezproblémové.

[jjrsk]

gugll a ms jsou bezproblemovy v tom, ze nikam jinam maily jejich uzivatelu nedojdou protoze jsou setrvale na blacklistu z duvodu dorucovani nekoncici hromady spamu.

Ms to pak minimalne v posledni dobe ozvlastnil tim, ze maily nedorucuje vubec, nebo je vsechny haze do spamu, pripadne se useri k mailu ani nedostanou.... jebo nejnovejs smazne maily po smaznuti kontaktu ... goodluck.

https://borncity.com/win/2025/03/31/microsoft-365-mails-are-suddenly-deleted-after-contacts-deletion/

https://borncity.com/win/2025/03/31/exchange-online-tenant-outbound-email-limits-starts-in-april-2025/

https://borncity.com/win/2025/03/29/solution-for-no-access-to-microsoft-365-mail-account-via-samsung-mail-app/

https://borncity.com/win/2025/03/21/ex1038119-exchange-online-quarantines-mails-21-3-2025/

...
add atd atd

[androfx]

Ovsem muzes k tomu pristoupit i tak, ze maily starsi 30dnu proste smaznes vsem.

V jedny pomerne velky firme s 50.000 zamestnanci maji 6 tydnu na emaily, chat 2 tydny. A prekvapive to funguje velice dobre.

[jjrsk]

Tak v DS ti taky vsechno smaznou po 3 mesicich zejo ... at chces nebo ne. Nejaka smlouva, stavebni povoleni, soudni rozhodnuti ... nac bys to jako potreboval.

V my bubline se obcas resi, co si kdo s kym mailoval pred 5+ lety.

[meldax]

k DS - lze si zaplatit Datový trezor, tam ty zprávy zůstanou, ale ty ceny jsou židovské.... Takovej hnus 

https://info.mojedatovaschranka.cz/info/cs/84.html

[František Ryšánek]

Tak v DS ti taky vsechno smaznou po 3 mesicich zejo ... at chces nebo ne. Nejaka smlouva, stavebni povoleni, soudni rozhodnuti ... nac bys to jako potreboval.

V my bubline se obcas resi, co si kdo s kym mailoval pred 5+ lety.

Občas mě zahřeje u srdíčka, když se podívám do historie emailů, o čem jsem se kdy bavil s konkrétním člověkem/zákazníkem, nebo jestli jsem už někdy řešil konkrétní produkt / problém / téma... A je psina odpovědět na e-mail ve stylu "jasně, vy jste u nás před 15 lety koupil toto, takže s tím teď máte následující problém" nebo "ano Vás znám z téhle firmy, a řešili jsme spolu tohle... mezitím se technologie posunula a teď umíme tohle..." a je zajímavé pozorovat, jak se ti lidičkové většinou nemění, je na ně spoleh :-)

[František Ryšánek]

BTW je docela řehole a čím dál víc známka punku, provozovat si svůj mailserver on premises na svém vlastním hardwaru. Zároveň je velká pohoda, když máte vlastní barák a dost místa v serverovně (třeba protože nesídlíte v Praze), takže neřešíte, jestli server zabere 1U nebo 4U, a nic Vás netlačí do vysokých GHz a velké spotřeby...
Ale ono popravdě i 1U někde v kvalitním venkovském telehousu může být velmi v pohodě cenově i "prostorově" pro provoz svého mailserveru.

Takže ohledně mailů neřešíte, jestli mailbox konkrétního jednotlivce zabere na disku 2 GB nebo 100 GB. Prostě jednou za čas vyměníte nebo přidáte disky. Zvolíte si IMAP démona a storage back-end takový, aby neměl sklon se zhroutit do sebe, aby škáloval přiměřeně velikosti firmy a dal se gramotně zálohovat...

A je asi čím dál větší vzácnost mít zaměstnavatele, který tuhle Vaši činnost ocení. A asi těžko si to obhájíte jako jedinou náplň práce :-(

[jjrsk]

Ono je to taky o tom, ze cim dal vic tzv "adminu" jsou spis pseudoadmini ... chodej treba sem a ptaj se na veci u kterych to vypada jak na ulohu z matersky skolky ... a pro ty je samozrejme nejlepsi nejaky klikaci cosi nekde u MS a kdyz to nefunguje, tak proste pokrcej ramenama a reknou ze za to oni prece nemuzou.

Spousta firem(a jejich majitelu) to oceni presne v okamzeni, kdy dostanou do ruky naceneni nejakeho toho cmoudu . Kdyz se jim k tomu jako bonus pak pribali par odkazu na tema mizeni/zverejnovani mailu, jeste s radosti pribehnou svymu adminovi koupit lahev dobreho moku .

Za poslednich 20let se mi nikdy nestalo, ze by pricina jakyhokoli problemu s dorucovanim mailu byla na strane serveru kterej adminuju, ale nepocitanekrat sem videl, ze se lidi snazej treba poslat mail pres ty MS smiraky a nejde to, protoze to maji soudruzi rozbity. Coz se neni co divit, kdyz 1/2 toho jejich mailocmoudu nema PTR.

---
Mnohem vetsi rehole je sem uspesne vlozit libovolnej koment.