Mně nejvíc děsí to, abyste podchytil v těch automatech chyby, které vzniknou po změnách. Změnami myslím aktualizace Pohody, změny v legislativě, chyby ve výstupech ostatních programů. Není nic horšího, než když zjistíte, že, například, 1/10 záznamů je zaúčtována blbě už několik měsíců nebo let.
Jako IT si nedovedu představit, jak tomu chcete předejít jinak, než pravidelnými kontrolami. Buďto bych postupy nechal auditovat (ale to bude pekelně drahé), nebo bych zavedl kontroly á la audit účetnictví. Zde doporučuji se podívat na metodiky auditorů, ti vybírají doklady určitým způsobem (některé, které vyčnívají, pak náhodným klíčem z bunche průměru, ..., ...), ale i tak to nebude stoprocentní.
Ke zvýšení šancí bych s účetním probral, jak nastavit maximum agend tak, aby šly jednotlivé číselné řady kontrolovat na měsíční bázi stylem agenda-rozvaha (tisková sestava v agendě vs. tisková sestava nad deníkem). Opět, neodchytí to všechno, ale další část rizik to sníží.
Sklady bych určitě v tomto případě vedl Áčkem. Je to další oblast, ve které můžete vidět anomálii dřív, než na konci roku.
SHA-sumy atd. bych vůbec neřešil, nemají vůbec žádnou váhu. Budete muset obhájit, že pracujete pouze s kopiemi listin (resp. plus jejich digitálními předlohami). Pokud byste chtěl dodržet zákony, nezbývalo by, než si nechat doklady podepisovat po konverzi kvalifikovaným certifikátem Vašeho pracovníka (to ještě jde a neplatíte za to nic), plus opatřovat časovým razítkem - a to už je drahé. Podpis i razítko mají svoji omezenou platnost, musel byste zavést nad adresářem dokumentů v Pohodě nějaký mechanismus automatického přerazítkování.
Stejně mi nějak uniká smysl celého Vašeho snažení, pokud jde jen o pár dokladů. Přijde mi to podobně iracionální, jak když si Češi kupují dieselovy motory na popojíždění v Praze a na nájezd 20 tis. Km ročně. Pokud to ale jako iracionalitu přijímáte, tak proč ne, jen holt musíte vědět, že to poleze do peněz (a rizik), podobně, jako vznětové motory v městském provozu.
53 Odpovědí
9664 Zhlédnutí