Dobrý den,
ráda bych zdejší odborníky požádala o radu/návrh řešení. Ve firmě používáme společný e-mail přes protokol IMAP, e-mailový klient Thunderbird. K e-mailu májí přístup 2-3 pracovníci (např. 3 pracovnící na objednávky, 2 na reklamace...). Občas se stane, že si někdo přečte e-mail, nereaguje a na tento e-mail se poté "zapomene". Máte nějaké osvědčené řešení jak toto řešít? Na stanicích máme jak Windows, tak Linux. Přinejmenším bychom uvítali nějakým záznam o tom, které osoba (resp. který počítač) e-mail přečetl, abychom vyvodili osobní zodpovědnost.
Děkuji za odpovědi a nápady.
Hanka
A co treba emaily po zodpovezeni presunout do jine slozky? V prichozi zustane tedy jen posta na kterou nebylo odpovezeno at uz v prectenem ci neprectenem stavu.
Doporučoval bych nasadit namísto schránky nějaký software na správu požadavků, například:
Request Tracker - systém pro sledování požadavků (http://www.root.cz/clanky/request-tracker-system-pro-sledovani-pozadavku/)
Taky bych se přimluvil za "administrativní řešení".
Prostě: kdo zprávu chce, nejdřív si ji sápne do své složky. Co zůstalo v doručené poště, je zatím nevyřízené...
Nevýhodou je, že se může přihodit situace, kdy více lidí odpoví na stejný e-mail (v nejhorším případě různě) - což lze ovšem korigovat kontrolou složky s odeslanou poštou.
Technické řešení na úrovni IMAP, obávám se, neexistuje. (Nechete-li překopávat mailserver.)
Urcite by pomohlo treba i nastavit na vsech klientech periodu automatickeho oznaceni zpravy jako prectene na vyssi hodnotu, a uzivatele co budou realne s mailem pracovat toto zmeni rucne. Dokud tedy nekdo manualne nezmeni stav u zpravy, bude tato povazovana za neprectenou, i kdyz realne klidne byt prectena mohla, nikdo na ni ovsem nepracuje. Jakmile se na tuto relne odpovi, pracovnik ji umisti do slozky ANSWERED nebo neco.
Panové děkuji za bleskové odpovědi.
Prosté přesunutí do složky Vyřízeno se mi libí a přiznám se, že mě tak jednoduché řešení nenapadlo (pravděpodobně proto, že nýní emaily třídíme podle dodavatelů).
Na ten Trancker systém se učitě podívám také, jen se bojím abychom nešli s kanónem na vrabce :).
Díky. Hanka.
Řídit dobře firemní komunikaci je jeden ze základních úkolů managementu i té nejmenší firmy.
Málo firem má dobře řízenou komunikaci a možností je spousta.
Pokud by Vás zajímalo, jak zlepšit firemní komunikaci, nebo nějaké další klíčové oblasti firmy, můžeme se sejít a o věci si popovídat.
Citace od: Jakub Váňa kdy 17. 12. 2012, 18:02:46
...můžeme se sejít a o věci si popovídat.
Vy jste nekde vygoogloval fotku?
Kromě přesouvání pošty do složek, což je výborné řešení, tak při odpovědí je vhodné odpovídat v kopii ( třeba skryté ) i do buď do tohoto emailu, nebo ostatním pracovníkům.
Osobně jsme už univerzální email s imapem zrušili a používáme aliasy. Např. na info@... se email doručí 5 lidem. Ten, kdo jej vyřeší pošle odpověď klientovi a do kopie opět na info@.... ( stačí dát odpovědět všem ) - tímto jsou všichni ostatní informování, že to je vyřešeno, kdo to řeší, jak to řeší.
Navíc nyní může ( ale nemusí ) být email poslán z osobního emailu - klient již pak komunikuje s konkrétní osobou a ne přes nějaký univerzální email a to je mnohem osobnější. Ale nemusí ( v poštovním klientovi může být nastavena odpověď opět přes info@... ).
Pro přehlednost tohoto řešení používáme imap účty a v poštovních klientech zobrazení konverzací.
Ve firmě si ty emaily štítkujeme. Pokud ten email řešíš, dáš tam svůj štítek a hotovo.
Citace od: slanecek kdy 29. 12. 2012, 10:54:44
Ve firmě si ty emaily štítkujeme. Pokud ten email řešíš, dáš tam svůj štítek a hotovo.
Toto sa mi zda ako skoro najlepsie riesenie - a videl som to vo viacerych firmach. Naviac stitky nemusia byt len "riesi to ten" a podobne, ale aj "vybavene", "preposlane na riesenie inemu", "caka sa na viac informacii", ... To dost pomaha aj proti zabudnutiu niekoho, komu sa to preposle.